Bancrotstvo.ru

Бизнес Журнал "Банкротство"
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно написать служебную записку; образец и правила оформления

Как правильно написать служебную записку – образец и правила оформления

01

Документооборот

При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде. При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.

Основания для составления и цели записок

Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  • официально предложить внести поправки в план работы;
  • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

Важные особенности и формулировки

Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

Электронные служебные записки

С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

Бланк служебной записки (образец по ГОСТу)

Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

  • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
  • наименование документа;
  • дата написания и порядковый номер;
  • описание ситуации, просьба;
  • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.

Виды служебок

В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

Директору или руководству предприятия

Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

На командировку

Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

Отзыв из отпуска

Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

На обучение сотрудников

Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.

На совмещение должностей

Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

На отгул

Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании. При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца. В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи. В этом случае к документу нужно приложить справки.

На закупку оборудования

Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

О проведении мероприятий

О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству. Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц. Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.

На ремонт оборудования

Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность. Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием. Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

Читайте так же:
Сколько сохраняется рабочее место в отпуске по уходу за ребенком

На увольнение сотрудника

В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку. Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.

О предоставлении информации

Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

  • ключевая мысль, формирование запроса;
  • важные детали;
  • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

При дисциплинарном проступке

Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

О необходимости нового сотрудника

На сверхурочные работы

При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

На списание ТМЦ

Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки. В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

Срок хранения служебной записки

Документация, завершившаяся делопроизводством, размещается в архиве. Служебные записки хранят вместе с другими документами, накопившимися в процессе деятельности компании – актами, переписками, заявками на выдачу пропусков. Согласно приказу министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016, срок их хранения составляет 5 лет. В случае необходимости руководство компании может принять решение об увеличении продолжительности хранения бумаг. Уничтожение электронного документооборота происходит в соответствии с положениями устава организации.

Служебная записка является информационно-справочной документацией. Этот вид коммуникаций обычно используют в крупных компаниях, где передача информации в устной форме может привести к потере времени. При оформлении бумаги следует придерживаться делового стиля и ориентироваться на форму, установленную ГОСТом.

Особенности переноса отпуска с соблюдением законодательства и установленного алгоритма действий

Работникам известны несколько видов отпуска, наиболее часто используемым из которых является ежегодный оплачиваемый. Согласно законодательству существует несколько причин его переноса при которых отказ невозможен, при этом важно в данном случае соблюдать все нюансы, предусмотренные документами. Такое мероприятие имеет свой алгоритм действий и обязывает участников процесса действовать с его учетом, чтобы весь процесс был официально обоснован.

Нормативное регулирование

Предоставление отпуска является обязательным на основании нескольких законодательных актов, в том числе и порядок его обозначения в графике отпусков согласно ст. 123 ТК РФ, в которой в частности указан и период обязательного составления документа – не позже 17 декабря на будущий год.

Законодательное регулирование самого переноса отпуска указано в ст. 124 ТК РФ, основаниями для этого согласно нормативу являются:

    ;
  • исполнение государственных обязанностей в период отдыха на основании ст. 10, 11 ФЗ № 113 от 2004 года.

Кроме этого на основании этой же статьи можно оформить продление отпуска, если:

  • работодатель не уведомил работника о начале отпуска за положенные 2 недели согласно ст. 123 ТК РФ;
  • не были своевременно выплачены отпускные – за 3 дня до начала отпуска согласно ст. 136 ТК РФ.

Причины для переноса отпуска

Причины для переноса отпуска

Согласно законодательству определенного перечня причин для переноса отпуска практически нет. Но при этом просьба работника относительно изменения графика может быть субъективной, когда видимых причин не существует и объективной, когда возникают такие семейные обстоятельства, при которых изменения в графике очень важны и на это указывает законодатель.

Кроме этого перечень допустимых причин, когда требуется поддержка руководства, иногда вносится в локальные акты предприятия. В любом случае работник может инициировать изменение графика, а работодатель одобрить такое прошение по своему усмотрению.

К объективным причинам относятся:

  • болезнь/получение увечий работником или его родными на отдыхе;
  • исполнение государственных обязанностей, например, участие в судовых процессах в качестве присяжного, в период отдыха;
  • нет своевременной выплаты отпускных или отсутствие уведомления о начале отпуска.

Важно: в любом из этих случаев работник может обратиться к руководству с заявлением о переносе. Кроме этого инициатором может стать и работодатель по производственной необходимости, например, если отпуск работника нарушит выполнение поставленного плана. Однако просто отменить текущий отпуск он не вправе, нужно согласование с работником и его письменное подтверждение согласия.

Как его осуществить

Какая бы не была причина переноса отпуска сотрудники отдела кадров при получении письменного согласия/заявления работника об изменениях должны действовать согласно существующей инструкции.

Документы

Для переноса отпуска должно быть основание в качестве нескольких документов, которые будут указывать на соблюдение официальной стороны вопроса.

Заявление

У данного документа должна быть шапка, дата и номер составления, а также название. В его тексте работник должен указать, с какого, по какое число отпуск был назначен, когда произошла причина для возможности изменения графика, сослаться на приложенное основание, например, листок нетрудоспособности и попросить о переносе конкретного количества дней на конкретный период.

Скачать форму можно здесь.

Заявление на перенос отпуска (образец)

По болезни

Производственная необходимость

По семейным обстоятельствам

Служебная записка

Составляется непосредственным руководством, например, мастером цеха на имя вышестоящего руководства о том, что текущий отпуск работника (ФИО) скажется неблагоприятно на общем рабочем процессе производства.

Документ также должен содержать все реквизиты – дату составления и номер, а также подпись составляющего лица.

Читайте так же:
Работник отработал месяц как рассчитать отпуск

Служебная записка на перенос отпуска

Приказ

Далее на основании существующих заявлений нужно составить приказ по унифицированной форме Т-6 о переносе, в документе следует указать:

  • реквизиты организации;
  • дату составления и номер;
  • название с обоснованием;
  • далее идет само распоряжение со слова «Приказываю» о переносе отпуска, для такого-то работника в каком количестве и на какой период;
  • указывается основание для составления документа;
  • подпись составителя, заявителя и главного бухгалтера.

Примеры приказов для переноса отпуска

Другие бумаги

Также важно приложить документы, указывающие на причину для изменения отпуска, если была инициатива со стороны работника. Если же инициатором был работодатель важно составление уведомления, на которое работник должен ответить положительно или отрицательно.

После издания приказа нужно внести изменения:

  • в график отпусков;
  • в личную карточку;
  • в табель учета рабочего времени.

Согласие с переносом отпуска

Согласие с переносом отпуска

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Алгоритм

  1. Изначально составляется заявление работником или служебная записка непосредственным начальником.
  2. Далее происходит согласование периода переноса и количества дней подлежащих изменению.
  3. После этого составляется приказ за подписью причастных лиц.
  4. На основании этого документа должны внестись изменения во все необходимые документы.
  5. Выполниться перерасчет отпускных с учетом всех особенностей.

Выплаты работнику и налоги

Вариант перерасчета выплат должен отражаться в приказе о переносе отпуска. Таких способов может быть несколько, но все они применяются в случае, если выплата уже произвелась:

  • излишне уплаченная сумма учитывается в качестве аванса или в счет будущих отпускных;
  • добровольный возврат работником средств в кассу предприятия.

Перерасчет происходит только в случае уже выплаченной суммы, при этом его алгоритм следующий:

  • вычитается количество перенесенных дней;
  • рассчитывается часть выплаты приходящейся на этот период;
  • перед уходом в перенесенный отпуск выполняется новый расчет отпускных с учетом заработка за последние 12 месяцев, соответственно сумма может быть иной, так как появляются отличия в доходе.

Кроме этого важно сделать перерасчет и суммы удержанного НДФЛ в меньшую сторону, для отражения этого момента выполняются сторнированные записи на сумму излишков. При этом в бюджет ближайшие перечисления будут выполняться за вычетом ранее переплаченной суммы. И не забывайте о возможности получения материальной помощи к отпуску.

Перенос отпуска возможен по любым причинам – указанным в законодательных и локальных актах или на основании договоренности сторон. Но при этом должен соблюдаться алгоритм действий с использованием необходимой документации, закрепляющей изменения. Которая станет основанием не только для отдела кадров с целью внесения изменений в документы, но и для бухгалтера, чтобы выполнить перерасчет.

В каких случаях ежегодный отпуск продлевается или переносится, расскажет специалист в видео ниже:

Как написать служебную записку о совмещении во время отпуска сотрудника?

Каждый работающий человек периодически нуждается в отдыхе, поэтому в современном мире уход в отпуск — нормальная практика, но зачастую отдыхающему необходима замена, тогда руководство назначает заменяющее лицо.

При необходимости замещения должностного лица, которое ушло в отпуск. В таком случае его будет заменять иной сотрудник. Существует множество вариаций замещения: совмещение обязанностей, увеличение объёма работы.

Как временно перенести обязанности отдыхающего на его коллегу

Можно применять любой подходящий способ. Итак, возможные разновидности замещения сотрудника:

  1. Совмещение основной и дополнительной должностей. При таком раскладе сотрудник должен исполнять одновременно свои обязанности с обязанностями сотрудника, который пребывает в отпуске.
  2. Совместительство. Человеку предстоит заниматься задачами отдыхающего в своё личное время. Этот вариант подразумевает, что этот человек будет задерживаться после рабочего дня или работать в выходные дни.
  3. Временное переведение. Сотруднику придётся выполнять обязанности отдыхающего. Личные обязательства в этот момент он не выполняет.
  4. Наём работника на время отсутствия основного. В таком случае подписывается кратковременный договор на то время, пока основной коллега в отпуске. При этом в компанию нанимается сторонний человек.

Образец записки для исполнения работы основного сотрудника

Далеко не во всех ситуациях прибегают к служебной записке на исполнение обязанностей отдыхающего работника. Но она является практичным документом, применяемым внутри компании. Чётких и установленных требований к служебной приписке не предъявляется, достаточно придерживаться пунктов, описанных ниже.

В служебной записке, повествующей о временном возложении полномочий сотрудника, который отсутствует на другого необходимо уточнить следующие нюансы:

  1. Кому документ будет направлен. Обычно это гендиректор.
  2. Время оформления.
  3. Название бумаги.
  4. Причина замены работника. Часто это может быть отпуск.
  5. Кто будет выполнять его обязанности.
  6. От кого записка отправляется.

Образцовый пример заявления о согласии

Работа в большем объёме в условиях совмещения труда возможна только после того, как лицо, которое замещает временно отсутствующего сотрудника, дало своё согласие.

Образец приказа

Существует необходимость в наличии специального указания о совмещении обязательств. В этом документе излагаются причины, из-за которых требуется замещение работника. Нужно прописать в нём даты, во время которых будет производиться замещение сотрудника. В документе должно быть прописано, будет ли выплачена дополнительная оплата и указаны иные условия. В приказе нужно уточнить основание для его создания (записка, согласие, доп. соглашение). После этого нужно указать данные директора и всех лиц, причастных к приказу.

Расчёт дополнительной оплаты

Этим вопросом занимается сама компания, которой понадобилось временное заместительство обязанностей и полномочий отсутствующего сотрудника. Есть множество способов расчета суммы для оплаты труда сотрудника. Можно отталкиваться от объёма выполненной работы и высчитывать дополнительную оплату опираясь на него, а также можно выполнить расчёт опираясь на часы работы заменяющего коллеги.

Пример

В продуктовом магазине охранник ушёл в двухнедельный отпуск в марте 2018 года. За время у него должно было быть 9 рабочих дней, а оклад составлял 14 000 рублей. В это время на его замену придёт другой человек. Неважно, какую должность имеет временно заменяющий его человек. За это ему положена доплата, начальство платит 60% от оклада ушедшего работника. Начальство вправе выбирать или согласовывать с сотрудником процент от основного оклада.

Читайте так же:
Можно ли взять отпуск после декрета

14 000 рублей умножаем на 60% и делим результат на 20 рабочих дней в марте. Получаем 420 рублей за день. Соответственно за 9 рабочих дней он получит 3780 рублей. Не стоит забывать о вычете НДФЛ и страховых взносах.

Случай, когда директор уходит в отпуск

Директор имеет право взять отпускные дни, предварительно передав свои полномочия другому человеку. Для этого необходимо выбрать сотрудника, обладающего необходимым багажом знаний для выполнения функций директора. Если есть заместитель директора, то логично возложить директорские обязанности на него. Подписание различных договоров и отчётностей входит в задачи директора.

Когда сотрудник уходит в отпуск, необходимо позаботиться о том, чтобы на его замену встал другой коллега. Руководитель может выбрать любой подходящий ему способ. Важно правильно оформить все документы и иметь согласие в письменном виде от лица, замещающего отсутствующего коллеги. Размер доплаты при этом определяется внутренней политикой компании.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

Служебная записка: образец написания

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

в каких случаях нужна записка?Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

  1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
  2. Наименование официальной бумаги.
  3. Дата написания и номер.
  4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
  5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
  6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов “Довожу до вашего сведения…”, после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Как правильно составить и написать?

правильное оформление и написаниеНачалом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

  • описание основной проблемы;
  • просьба;
  • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

на имя директораНа имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

  • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
  • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

вызов из отпускаВ этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Читайте так же:
Отпуск сотруднику если он совмещает две должности

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

На обучение сотрудников

Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

На совмещение должностей

совмещение нескольких должностейНередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

  • производственная необходимость;
  • наличие свободной вакансии;
  • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

На отгул

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

  • выполнял работу сверхурочно;
  • работал в выходные или праздники;
  • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
  • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови; работника;
  • в счет отпуска.

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

изменение рабочего времениУ каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

проведение различных мероприятийСлужебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

Скачать образец записки о проведении мероприятий.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

  1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
  2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
  3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

наказание за нарушенияУказанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

о необходимости нового подразделенияВопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

  • повышение уровня нормирования труда;
  • более оперативное решение определенных задач;
  • улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Читайте так же:
Работающий инвалид 3 группы сколько дней отпуск у воспитателя

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Образец грамотного ответа на служебную записку с рекомендациями

Служебная записка – это формальная документация, позволяющая коллегам в компании взаимодействовать друг с другом. С ее помощью работники запрашивают важные сведения, выдают инструкции или извещают коллег о каком-либо событии. Иногда на нее нужно давать ответ, для чего используется свободная форма. Заранее рекомендуется изучить образец ответа на служебную записку.

Особенности служебной записки

Записка является внутренней документацией, поэтому допускается ее не регистрировать. К особенностям относятся:

  • она позволяет решать правовые, финансовые, хозяйственные или трудовые вопросы;
  • составителем может выступать любой сотрудник организации, у которого возникла какая-либо проблема;
  • адресатом может быть любой наемный работник, руководитель отдела или директор фирмы;
  • при составлении записки важно убедиться, что получатель обладает нужными полномочиями для решения проблемы;
  • благодаря этой документации работник показывает, что знает о наличии трудности, но законно перекладывает ответственность за ее решение на других сотрудников, которые имеют необходимые навыки и знания.

Записки могут использоваться не только для информирования, но и включения данных о выполненной работе. Они могут быть как внутренними, так и внешними.

Ответ на служебку

К самым популярным внутренним запискам относится:

  • сотрудником на сотрудника;
  • на списание материальных ценностей или расходников;
  • на премирование;
  • на совмещение, если на предприятии возникает необходимость в совместителе;
  • на увольнение нерадивого сотрудника, который не справляется с трудовыми обязанностями;
  • на оборудование, если представители производственного отдела нуждаются в новой технике;
  • на командировку, причем с помощью такой документации можно информировать руководство о результатах служебной поездки.

Владельцы многих организаций предпочитают пользоваться журналом для регистрации записок. Это позволяет контролировать, какое количество документов было получено тем или иным сотрудником. При регистрации указывается номер документа, дата составления и персональная информация о гражданине, который ответственен за заполнение журнала.

Когда необходим ответ

В крупных компаниях неправильное формирование или регистрация служебок приводит к серьезным проблемам. Они связаны с выяснением причин, по которым документ не был получен адресатом. Отсутствие ответа нередко приводит к тому, что разные отделы работают несогласованно.

Ответ на записку дается при наличии соответствующей информации в тексте. Например, если работник просит устранить проблему, то желательно ответить ему о том, какие были использованы меры для этих целей. Поэтому после рассмотрения документации сотрудник должен дать конкретные комментарии.

Внимание! Грамотная коммуникация между подразделениями компании выступает основным фактором успешного развития бизнеса.

Общие правила составления бизнес-писем на видео:

Сроки дачи ответа

В законодательстве отсутствуют точные сроки, в течение которых нужно дать ответ на документ. Но желательно придерживаться следующих правил:

  • рекомендуется ответить в течение 10 дней после получения документа;
  • точный срок допускается фиксировать во внутренней документации организации;
  • время ответа зависит от многих факторов, к которым относится напряженность рабочего графика, количество рабочих дней и праздников, а также иные трудности.

Внимание! Официальный ответ составляется исключительно в письменном виде с одновременной фиксацией в журнале.

Кто формирует ответ

Составляется ответ человеком, которым была получена записка. Для этого первоначально изучается текст, а также выбирается подходящий вид согласования. Часто указываются в ответе действия, которые выполнены адресатом. Желательно пользоваться простыми предложениями, а также составлять краткий и лаконичный текст.

Допускается при формировании ответа пользоваться свободной формой, но в некоторых компаниях закрепляется образец. Часто для этих целей применяется бумага формата А4, но допускается пользоваться и фирменными бланками. Подписывается документ составителем или руководителем подразделения.

Правила написания

При составлении ответа рекомендуется придерживаться правил:

Составление ответа

  • форма ответа может устанавливаться каждой компанией, для чего учитывается специфика выбранного вида деятельности;
  • начинается текст следующей фразой «Сообщаем Вам…»;
  • формируется текст из нескольких предложений, в которых излагается основная и позитивная мысль;
  • если получатель по каким-либо причинам отказывается решать возникшую проблему, то применяются нейтральные выражения, например, «В связи с…»;
  • приводятся основания для отказа;
  • пользоваться можно только вежливыми фразами, поэтому запрещена нецензурная лексика или жаргонизмы;
  • необходимо придерживаться принципа полноты и достоверности содержания;
  • запрещено наличие помарок, ошибок или исправлений;
  • не разрешается эмоциональная оценка или присутствие просторечий.

О дополнительных правилах составления документа можно узнать из внутренней локальной документации фирмы.

Пошаговая инструкция

Для формирования грамотного ответа на служебку выполняются действия:

  • в шапке указывается дата, когда адресат получил записку от работника компании;
  • вводится ФИО составителя записки;
  • приводится проблема, которую должен решить получатель документа;
  • основной текст состоит из пояснений или комментариев относительно выявленной проблемы;
  • приводятся способы ее решения;
  • приводится дата составления ответа;
  • ставится подпись работника, занимающегося формированием текста.

Руководство любой организации может составить собственную инструкцию относительно делопроизводства с учетом специфики работы. Такие инструменты упрощают процесс общения между подразделениями и сотрудниками.

Готовый документ согласовывается с непосредственным руководителем или иными заинтересованными лицами, а после передается адресату на рассмотрение. На основании данного текста адресат выносит резолюцию, а также при необходимости раздает поручения и выполняет другие действия.

Образец документа

Во время составления ответа желательно ориентироваться на образец, зафиксированный в учетной политике фирмы. Если он отсутствует, то текст формируется в свободной форме.

Типовой образец представлен далее:

В каждой ситуации содержание будет уникальным, поскольку зависит от просьб и требований, перечисляемых в служебной записке. Текст должен быть понятным, лаконичным и актуальным. Для упрощения процесса взаимодействия актуально оставить образец в отделе кадров.

При получении служебной записки любой сотрудник предприятия должен оценить необходимость ответа. Если он подразумевается содержанием документа, то во время формирования текста учитывается возможность решить возникшую проблему. При составлении ответа желательно ориентироваться на требования компании и образец.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector