Bancrotstvo.ru

Бизнес Журнал "Банкротство"
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Журнал регистрации приказов по личному составу

На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников, кадровая служба обязана использовать журнал регистрации приказов по личному составу. Это незаменимый документ для анализа и контроля распоряжений руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и эффективно выполнять работу, вести качественный документооборот.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Зачем нужен журнал?

Это необязательный документ

Законодательством не предусмотрено наказание за отсутствие журнала по основной деятельности компании, не установлены главные указания к его оформлению. Компании разрабатывают свой формат журнала, руководствуясь законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ. В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии.

При возникновении судебных разбирательств между руководством компании и персоналом, журнал будет являться существенным доказательством.

Обязательно ли вести такой журнал? Нет, но это очень удобно. Однако, если вы откажетесь от такого документа, никто вас не оштрафует.

Личный состав – весь персонал компании (постоянный и временный), занятый в трудовой сфере компании.

Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают после подписания договорных отношений. После подписание договора с двух сторон, сотрудник автоматически зачисляется в штат.

Здесь можно подробно почитать о том, что такое “штат” и “штатное расписание”.

Что необходимо фиксировать в документе?

В журнал вносятся приказы, которые имеют отношения к рядовому персоналу компании. К основным таким приказам относятся:

  • устройство, увольнение, перевод; , сокращение, отпуск;
  • совмещение;
  • командировка;
  • изменение персональных данных сотрудника;
  • награждение.

Распоряжения, касающиеся руководителей компании, не заносятся в журнал.

Скачайте бесплатно бланк журнала учета приказов по личному составу.

Правила ведения

Обязанность по вводу данных в журнал лежит на сотруднике, который занимается учетом кадровой документации. Обычно эта сфера деятельности осуществляется сотрудниками кадровой службы.

Отвечает за журнал сотрудник отдела кадров

Журнал не является унифицированным документом, но при его оформлении следует придерживаться основных правил оформления:

  • даты начала/завершения ведения журнала;
  • название компании;
  • персональные данные работника, который ведет журнал;
  • время хранения.

Основная часть обычно оформляется в таблицу, в которой необходимо отразить следующую информацию:

  • дата документа;
  • вид документа, его содержание и номер;
  • персональные данные сотрудника, его номер по табелю;
  • основание.

Образец журнала:

Так может выглядеть журнал

Журнал может иметь электронный и рукописный вид. При оформлении журнала в рукописном виде, важно обратить внимание на необходимость защиты страниц от повреждения и потери.

Листы должны быть не только пронумерованы, но и прошиты, заверены печатью и подписью директора (доверенным лицом директора).

Срок хранения

Обычно журнал хранится в отделе кадров предприятия. Ему выделено отдельное место, обособленное от посторонних лиц.

Журнал имеет два срока хранения:

  • 5 лет;
  • 75 лет.

Время хранения зависит от содержащихся в журнале документов. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие документы подлежат утилизации уже через 5 лет. Поэтому многие организации заводят два журнала.

5 лет хранят журналы с приказами на отпуска, дежурства, поощрения. А вот приказы о приеме, увольнении и перемещении должны быть в журнале, который хранят 75 лет.

Использование журнала регистрации увеличивает профессионализм и эффективность кадрового документооборота компании. Ведение журнала позволяет быстро и качественно совершать анализ издаваемых приказов, осуществлять профессиональный контроль.

Несмотря на отсутствие в законодательстве строгих требований ведения журнала, он является главным и незаменимым документом на любом предприятии.

Посмотрите видео о приказах по личному составу:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Обязательно ли вести журналы по регистрации отпусков

Ответ: Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе В. Андреева Эксперт делится важной информацией о журнале учета передачи персональных данных в материале по ссылке. Какие журналы обязательно вести в отделе кадров В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо: факты ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок ; события проверки на предприятии государственными ведомствами ; документы трудовые договоры, личные дела и т.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО — +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область — +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в году. Ведение кадровых документов — важная составляющая деятельности каждой фирмы. Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день. К ним приходится обращаться, когда проводится аудит , проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Вопрос — Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде. обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах.

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2019 году

Обязательно ли Иметь Журнал Регистрации Приказов по Личному Составу

Кадровое делопроизводство Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С? Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде.

Читайте так же:
Расчет дней отпуска сразу после декрета пример

При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде не установлена.

Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

Обоснование: Согласно п. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта России от На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утв.

Постановлением Минтруда России от Приказом Минздравсоцразвития России от Приказом Минэкономразвития России от Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнала учета отпусков законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации например, Инструкции по делопроизводству , в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода квартала, года , заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Приказом Минкультуры России от

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу: О приеме сотрудника в компанию. О расторжении соглашения с сотрудником. О переводе человека на иную работу. О совмещении должностей. О направлении сотрудника в командировки.

Какие журналы обязательно нужно вести в организации?

Цитата МарияAFG Электронный журнал приказов на отпуск с начала деятельности по настоящее время один журнал 2. Журнал регистрации приказов по личному составу по настоящее время один журнал 3. Журнал приказов ОХД — каждый год свой журнал. Вопрос правильно ли я веду журнал по кадровым документам, или на каждый год нужно было заводить новый журнал или же мне отобрать приказы с Как правильно? Полностью согласна с Александрой.

Как вести журналы регистрации приказов по личному составу, отпускам и ОХД?

Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала. Help-HR — профессиональная кадровая помощь! Все права защищены.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах. На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их. Электронный журнал приказов на отпуск с начала деятельности по настоящее время (один журнал) 2. Журнал регистрации приказов.

Такие формы учета, как штатно-должностная книга, алфавитная книга или алфавитные карточки, журнал учета отпусков, журнал учета повышения квалификации и профессионального обучения, целесообразно вести в бумажном виде в случае, если на предприятии отсутствует автоматизация кадрового учета. Если же в кадровом делопроизводстве введено ведение локальной или сетевой кадровой автоматизированной системы управления базами данных СУБД , то, обычно, такой учет ведется непосредственно в системе и, при необходимости, системой формируются соответствующие отчеты. Поэтому обременять работников кадровой службы дублированием этой информации в бумажных журналах не рационально, естественно при условии поддержания наполнения соответствующей информацией автоматизированной системы в актуальном состоянии и регулярного создания резервных копий баз данных. Приказы по кадровым вопросам регистрируются только после согласования визирования всеми должностными лицами и службами, согласование визирование которыми предусмотрено формой приказа, а также после подписи приказа руководителем предприятия.

Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала

Кадровое делопроизводство Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С? Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно. Обоснование: Согласно п. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта России от На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утв.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Составляем график отпусков — Елена А. Пономарева

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Читайте так же:
Перевод с постоянной должности на время декретного отпуска

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  • журнал или книга;
  • база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в электронной форме

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Вопросы по Приказу 403н

1. Что делать, если у медицинской организации нет рецептурных бланков и препараты выписываются на обычной бумаге? И можно ли выписывать лекарственный препарат на бланке формы №148-1/у-88, когда он должен быть выписан на бланке формы №107-1/у?

— Согласно Приказу МЗ РФ от 20 декабря 2012 года N 1175н «Об утверждении порядка назначения и выписывания лекарственных препаратов, а также форм рецептурных бланков на лекарственные препараты, порядка оформления указанных бланков, их учета и хранения» лекарственные препараты, отпускаемые по рецепту, должны быть выписаны на соответствующих рецептурных бланках.
В случае несоблюдения данного требования (препарат выписан на несоответствующем бланке/на бумаге) рецепт гасится штампом «Рецепт недействителен», информация о нем заносится в журнал, а сам рецепт возвращается на руки пациенту.

2. Каков порядок оформления рецептурного бланка формы №107-1/у на срок до года на те лекарственные препараты, рецептурный бланк на которые хранится в аптеке в течение 3 месяцев?

— В соответствии с Приказом 403н рецептурные бланки формы №107-1/у на лекарственные препараты в жидкой лекарственной форме, содержащие более 15% этилового спирта от объема готовой продукции, иные лекарственные препараты, относящиеся по анатомо-терапевтическо-химической классификации к антипсихотическим средствам, анксиолитикам, снотворным и седативным средствам, антидепрессантам и не подлежащие предметно-количественному учету, хранятся в аптеке в течение 3 месяцев.
Согласно разъяснениям МЗ РФ от 24 октября 2017 года: в настоящее время медицинские работники имеют право выписывать вышеперечисленные лекарственные препараты различными способами, применяя нормы Приказа МЗ РФ от 20 декабря 2012 года N 1175н «Об утверждении порядка назначения и выписывания лекарственных препаратов, а также форм рецептурных бланков на лекарственные препараты, порядка оформления указанных бланков, их учета и хранения»:

Читайте так же:
До скольки лет декретный отпуск в россии

1) Для пациентов, не являющихся хроническими больными, — путем оформления рецепта на рецептурном бланке формы №107-1/у и указанием срока действия рецепта «Рецепт действителен в течение 60 дней», а также количества лекарственного препарата, необходимого пациенту для курсового лечения на срок до 2-х месяцев. При этом в рецепте следует выписывать одно наименование лекарственного препарата. При обращении в аптеку пациент должен приобрести все количество выписанного лекарственного препарата и оставить рецепт в аптеке для последующего хранения.

2) Для пациентов, являющихся хроническими больными, лечение которых длительно и превышает 2-х месячное курсовое лечение, следует применять норму, разрешающую устанавливать срок действия рецепта, выписанного на рецептурном бланке формы №107-1/у, в пределах до 1 года.

При этом рецепт должен быть дополнительно оформлен: проставляется пометка «Пациенту с хроническим заболеванием» (ручным способом или штампом), указывается срок действия рецепта (от 2-х до 12 месяцев), периодичность отпуска лекарственного препарата из аптеки (еженедельно, ежемесячно и т.д.). Данные указания заверяются подписью лечащего врача, его личной печатью, а также печатью медицинской организации «Для рецептов».
При обращении в аптеку с периодичностью, указанной в рецепте, пациент приобретает необходимое количество лекарственного препарата и забирает рецепт, на котором фармацевтический работник сделал пометку об его отпуске, для последующего посещения аптеки. Рецепт остается в аптеке только после получения пациентом последней партии выписанного ему лекарственного препарата.

3. Рецепт на 60 таблеток выписан пациенту, не являющемуся хроническим больным. Пациент покупает только 30 таблеток. Возвращаем ли мы рецепт или оставляем его в аптеке?

— Согласно разъяснениям МЗ РФ от 24 октября 2017 года (упомянутым выше), при обращении в аптеку пациент должен приобрести все количество выписанного лекарственного препарата и оставить рецепт в аптеке для последующего хранения.

4. Какое количество препарата можно отпустить по годовому рецепту, если в нем не указана периодичность отпуска?

— Согласно Приказу МЗ РФ от 20 декабря 2012 года N 1175н «Об утверждении порядка назначения и выписывания лекарственных препаратов, а также форм рецептурных бланков на лекарственные препараты, порядка оформления указанных бланков, их учета и хранения» в данном рецепте врач обязан указать периодичность отпуска лекарственного препарата.
В случае несоблюдения данного требования рецепт гасится штампом «Рецепт недействителен», информация о нем заносится в журнал, а сам рецепт возвращается на руки пациенту.

5. В рецепте выписано два лекарственных препарата, один препарат в аптеке отсутствует, а другой есть в наличии. Как поступать в данном случае?

— Согласно разъяснениям МЗ РФ от 24 октября 2017 года (упомянутым выше) в рецепте, хранящемся в аптеке в течение 3-х месяцев, должно быть выписано одно наименование лекарственного препарата.
В случае, если рецепты на лекарственные препараты не должны храниться в аптеке в течение 3-х месяцев (согласно Приказу 403н), то препарат, имеющийся в наличии, отпускается больному, в рецепте ставится соответствующая отметка о его отпуске и рецепт возвращается пациенту.

6. Можно ли делить лекарственный препарат (с нарушением целостности вторичной упаковки), входящий в список ЖНВЛП?

— Приказ 403н по конкретному требованию к делению вторичной упаковки не выделяет список ЖНВЛП из общего перечня лекарственных препаратов, поэтому требования по делению упаковки распространяются на все лекарственные препараты.

7. Можно ли вскрывать вторичную упаковку и делить лекарственные препараты такие, как Смекта, Фервекс и др.?

— Согласно разъяснениям МЗ РФ от 24 октября 2017 года, допустимо нарушение только такой вторичной упаковки, вскрытие которой исключает необходимость расфасовки препарата, например, в случаях выпуска лекарственного препарата в виде контурных ячейковых или безъячейковых упаковок, ампул, флаконов и др., содержащих необходимую информацию о лекарственном препарате.

При нарушении указанных вторичных упаковок не требуется ведение журнала учета лабораторно-фасовочных работ.
Однако обращаем внимание, что пациенту должна быть обязательно предоставлена инструкция по медицинскому применению отпускаемого лекарственного препарата или ее копия.
Таким образом, деление упаковок Смекты, Фервекса и т.д. допустимы.

8. Есть ли принципиальная разница в тексте штампа «Лекарство отпущено» и «Лекарственный препарат отпущен»?

— По смысловой нагрузке указанные штампы друг от друга не отличаются. Но если в полной мере соответствовать требованиям Приказа 403н, текст штампа должен звучать как «Лекарственный препарат отпущен».

9. Должен ли быть в аптеке журнал учета рецептурных бланков, хранящихся в аптеке в течение 3-х месяцев? Какие есть требования к форме этого журнала?

— Ведение специального журнала для рецептов, хранящихся в аптеке в течение 3-х месяцев, не предусмотрено (соответственно и требований к форме этого журнала нет).

10. Как оформляется уничтожение рецептов после 3-х месяцев хранения?

— Уничтожение рецептов после истечения срока их хранения оформляется актом (форма акта не предусмотрена, но он должен содержать информацию о количестве уничтожаемых рецептов, подписи комиссии, оформляющей акт).

11. Имеет ли право заместитель заведующего аптекой отпускать наркотические лекарственные препараты?

— Отпуск наркотических и психотропных лекарственных препаратов, лекарственных препаратов, обладающих анаболической активностью, лекарственных препаратов, подлежащих предметно-количественному учету, осуществляется фармацевтическими работниками, занимающими должности, включенные в перечень должностей фармацевтических и медицинских работников в организациях, которым предоставлено право отпуска наркотических лекарственных препаратов и психотропных лекарственных препаратов физическим лицам, утвержденный приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 7 сентября 2016 г. № 681н:
— директор (заведующий, начальник) аптечной организации;
— заместитель директора (заведующего, начальника) аптечной организации;
— заведующий (начальник) структурного подразделения (отдела) аптечной организации;
— провизор;
— провизор-технолог;
— старший провизор;
— старший фармацевт;
— фармацевт.

12. Может ли индивидуальный предприниматель отпускать иммунобиологические лекарственные препараты?

— Согласно Приказу 403н – нет, не может.

13. Обязана ли аптека предоставить контейнер для иммунобиологических лекарственных препаратов?

— В соответствии с Приказом 403н отпуск иммунобиологических лекарственных препаратов осуществляется лицу при наличии у него специального термоконтейнера. Но обеспечение данного лица термоконтейнером в обязанности аптеки не ходит.

Читайте так же:
Условия оплаты учебного отпуска магистратура

14. Находится ли вакцина на предметно-количественном учете?

— Согласно Приказу МЗ РФ от 22 апреля 2014 г. N 183н «Об утверждении перечня лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету», вакцина не относится к данным лекарственным средствам.

15. Что относится к иммунобиологическим лекарственным препаратам?

— Согласно п.7 ст.4 Федерального закона от 12.04.2017 №61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств» к иммунобиологическим препаратам относятся вакцины, анатоксины, токсины, сыворотки, иммуноглобулины и аллергены.

16. Нужно ли вести журнал учета калия перманганата?

— Поскольку калия перманганат в концентрации более 45% относится к прекурсорам, необходимо вести его учет в журнале регистрации операций, при которых изменяется количество прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ.

17. Какую ответственность несут врачу за неправильно выписанный рецепт?

— Пока никакую, но речь о введении административной ответственности за данное нарушение ведется уже давно.

18. Как проверяющий орган будет смотреть отпущен препарат по рецепту или нет?

— Согласно разъяснениям МЗ РФ от 24 октября 2017 года, соблюдение нормы об оставлении рецептов на лекарственные препараты, рецепты на которые хранятся в аптеке в течение 3-х месяцев, не зависит от времени поступления их в аптечную организацию и сроков действия рецептов, поскольку данные препараты не подлежат предметно-количественному учету, в связи с чем не может быть осуществлена сверка соответствия оставленных рецептов и отпущенных препаратов.

19. Как доказать проверяющим, что препарат был отпущен по рецепту, если рецепт возвращается на руки больному?

— Для предотвращения вопросов со стороны контролирующих органов рекомендуем иметь в наличии копии/фото/сканы и т.д. рецептов, по которым были отпущены лекарственные препараты.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Юридическая сторона

журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

журнал регистрации кадровых приказов

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

  • о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
  • о командировании работников;
  • журналы отпусков;
  • о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

журнал регистрации кадровых приказов

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  • грамотное построение делопроизводства;
  • ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
  • надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
  2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).
Читайте так же:
Приказ об ученическом отпуске

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

журнал регистрации кадровых приказов

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  • Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  • Приказы по работе администрации.
  • Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
  • Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

  • порядковый номер,
  • дата приказа,
  • номер распоряжения,
  • основное содержание приказа,
  • сотрудник,
  • табельный номер,
  • основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

  1. кто подписал приказ,
  2. кто исполняет приказ,
  3. куда передали приказ,
  4. расписка о получении, дата,
  5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

№ п/пДатаНомер приказаРазновидность приказаСотрудникТабельный номер приказаОснование
1003.05.201420-лсПеревод на другую должностьИванов Иван Иванович28394Дополнительное соглашение
№ 5 от 29.04.2014
к трудовому договору № 74
от 1.01.2012
1013.05.201421-лсПрием на работуОрлова Ольга Павловна30492Заявление
1023.05.201422-лсПрием на работуАнтонов Петр Николаевич67540Заявление

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

  • о приеме на работу; ;
  • о совмещении профессий;
  • о повышении квалификации;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о длительных командировках.
  • о поощрении персонала;
  • об отпусках
  • о дежурстве;
  • о переводе;

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

  1. о дежурствах,
  2. об учебных и очередных отпусках,
  3. о непродолжительных командировках,
  4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

  1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
  2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector